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2018.11.26

組織活性化ができていないと起こりやすい社内の弊害とは?

組織活性化ができていないと起こりやすい社内の弊害とは?

8時間労働の場合、1日の3分の1を職場で過ごす計算になります。職場での時間は日々の生活のなかで大きなウエイトを占めるだけに、働きやすい環境づくりが大切ではないでしょうか。
仕事をする目的は収入を得ることですが、それだけでは満たされないものがあります。いくら給料がよくても居心地のよくない職場では息が詰まってしまいます。その結果、仕事に対するモチベーション低下を引き起こし、顧客に迷惑を掛けることにもなります。そうならないためにも、組織活性化を図ることが大切です。
ここでは、組織活性化に向けた具体劇な取り組みについて解説していきます。

組織活性化のメリットとは?

企業が生き残るには、顧客から信頼を得ることが大切で、社員1人ひとりがやりがいを持って仕事ができる環境づくりが不可欠です。そのためにも、社内での組織活性化が重視されます。

組織活性化をすることで、いろいろなメリットがでてきます。企業方針や経営理念、ビジョンは、組織活性化のためには欠かせないものです。また、それらを社内で共有や浸透することは企業にとっては大切な課題ですが、組織が大きくなるほど難しくなってきます。組織の活性化ができていれば、企業方針などの重要事項を社員全員に徹底することが可能となり、同じ方向を見て進めるのです。

また、組織の活性化により、社員同士の横のつながりだけでなく、社員と上司など縦の関係を良好に保つことができます。また、お互いにコミュニケーションの取りやすい雰囲気があると、職場内の人間関係がよくなり、社員のモチベーションアップにも繋がります。

組織の活性化により部門間の連携が取れていると、例えば、仕事に使うデータが必要なとき、それを管理している部署に聞くことで、データを探すための時間削減が可能です。また、同じような作業の重複を防ぐことにも繋がります。情報の共有ができることは社内での業務がスムーズにできるだけでなく、顧客とのコミュニケーションにも反映されます。社内で情報共有することで外部との対応がスムーズになるため、企業の信頼アップにも繋がるのです。

企業に起こりやすい弊害

経営理念や企業が掲げるビジョンなどは、その企業が進むべき方向性を知るためには不可欠です。しかし、組織活性化ができていないと、経営理念などを的確に理解していない社員が多くなるため、企業のブランディングにも大きな支障をきたします。

また、企業内で組織活性化ができていないと、大切な情報を社員間や部署間で共有できないだけでなく、いろいろな弊害が起こりやすくなります。日常業務をスムーズにするためには、少なくとも部署内での情報共有が必要なのはいうまでもありません。また、そうすることで、1人ひとりがやるべき課題がみえてくるだけでなく、探し物に費やす無駄な時間の軽減に役立ちます。

部署内に意思疎通や伝達がしにくい雰囲気があると、最小限必要なコミュニケーションさえも困難になります。特に、苦手な人が部署内にいると無意識のうちに敬遠してしまうため、業務の効率が悪くなることも避けられません。人為的なミスも出やすく、業績悪化に繋がることもあります。

また、部署間での報連相ができていないと「電話のたらい回し」など、社外との対応に支障が起きるリスクも見逃せません。職場が醸し出す雰囲気について、外部の人は思った以上に敏感です。社内の空気が重く淀んでいると、顧客の要望をくみ取れないなどの弊害もでてきます。その結果、顧客を失うという最悪の事態になることも考えられます。

何をすべきか?目標の設定

1人ひとりが誇りを持って働ける職場は、社員のモチベーションアップだけでなく、業績にも反映されます。そのためには、具体的な目標設定が必要です。企業の組織活性化を目指して、社内で起きている問題点を洗い出すことから始めましょう。 日頃からコミュニケーションが取れていないと、社内外でどのような問題が発生しているのか気付かないことも少なくありません。そのため、現場の状況を把握しないままで、無理難題を投げかける上司もいるでしょう。このような状況を打開するためには、役職の垣根を取り払って本音で語り合う必要があります。 社員を対象にアンケート調査を行うことも方法のひとつです。アンケート用紙を作成するやり方は昔からの定番ですが、SNSを使うなど時代に即した方法も考えましょう。アンケートの実施に際しては、設問を少なくする、簡単に答えられるなど、回答者側を意識してハードルを低くすることが大切です。このような些細な配慮により、現場の生の声を引き出すことにも繋がります。

アンケート結果が出ると、社内で公表することも大事なポイントです。
アンケートは、自分の意見の反映を確認できるだけでなく、ほかの社員の考え方を知る貴重な機会にもなります。アンケート主催側にとっては耳の痛い回答があるかもしれませんが、あえて公表することでお互いの信頼関係を強めることにもなります。また、顧客からのクレームは貴重な情報源です。わざわざ時間を割いて意見してくれるお客様から得られるヒントは少なくありません。こちらも社内で情報共有できるように努めましょう。

懇親会やイベントを開催する

業務に関する情報はリアルタイムで共有することが大切です。
そのためには、始業前の朝礼をはじめ、定期的に連絡会を行うようにしましょう。緊急性の高い情報があるときは、その都度発信することも忘れてはなりません。このように、日頃から報連相ができる雰囲気づくりが不可欠です。そのうえで、懇親会やイベントの開催を企画しましょう。

懇親会や運動会などによって、ほかの社員が持っている「日常業務以外の顔」を知ることができます。イベントの準備を通じて、社員同士が接する機会が増えるため、おのずから協力しやすい空気が生まれます。

これまで社員旅行をしたことがない企業では、社員旅行を計画してもよいでしょう。
宿泊をともなう旅行が難しい場合は、日帰り旅行という選択肢があります。体験型の旅行などを選ぶと良いかもしれません。行き先について事前にアンケートを取ると、社員旅行への関心も深まります。なお、勤務時間帯は部署によって異なるほか、日常業務への支障を配慮して、旅行の計画をするときは何班かに分けることも考えましょう。

懇親会や社員旅行などは「酒席」のイメージも少なくありません。しかし、飲酒に抵抗を持つ人や体質的に飲酒ができない人も増えているため、そうした面で配慮が必要です。そのためには、お酒を強要しない食事会の企画が不可欠です。もちろん、簡単なゲームを取り入れて雰囲気を盛り上げるなど、単なる食事会に終わらないための工夫も必要です。

懇親会などを開催する時は、上司などの管理職や企業の経営陣の参加が前提になります。一般社員同士の懇親会も意味がありますが、企業内にある壁を取り払い、様々な立場を超えて交流することが大切ということです。

人材育成でやる気を引き出す

働きやすい環境づくりのためには、人材育成が欠かせません。
社員が持つ能力を企業が的確に把握することで、1人ひとりのやる気を引き出すことができます。その結果、社内でのコミュニケーションを高め、組織活性化にも結びつきます。人材育成に際しては、経営戦略に基づいたうえで、具体的な目的を定め、計画的に進めていく必要があります。そのためには、企業の人材育成方法を確認しておきましょう。

まず、よく行われるのが「OJT」。こちらは、日常業務に必要な知識やスキル習得のために行うもので、現場の先輩社員が業務中に後輩に指導する形が一般的です。机上の空論ではなく、実践で学べることが大きな強みです。

次に注目されるのが「Off-JT」で、業務外の研修という点に大きな特徴があります。社外から講師を招くセミナーは典型的なスタイルです。また、講師の話を聞くスタイルだけではなく、ケーススタディやロールプレイングなどを行うことで、実践に役立つスキルが身に付けられます。

これら以外にも「自己啓発」への取り組みも必要です。そのためには、社員自らが積極的に学び実践できる雰囲気づくりが大きな鍵を握ります。業務関連資格の取得を推奨したうえで、資格手当を出すのも良いかもしれません。

社内報を考え直してみる

組織活性化のツールとして「社内報」を見直すことも考えましょう。
社内報には「トップダウン型」と「ボトムアップ型」とが存在します。前者は、企業上層部から下部組織に向けて発信するもので、経営理念や目標の共有などに役立ちます。一方、後者は現場の声を反映できるメリットがあり、社員のモチベーションを高めるほか、社員同士の絆を強める働きが期待されます。

社内報の見直しに際しては、どちらのタイプなのか再確認することが大事です。また、社内報を身近な存在にするためには、社員が抱える問題点などを発表する等、アンケート結果発表の場として活用することも考えましょう。社内報に目を通している社員がどれくらいいるかも知る必要がでてきます。あまり利用されていないようであれば、組織活性化の一環として、社内報のリニューアルを検討することも大切です。

なお、社内報には「紙媒体」と「WEB媒体」があるため、それぞれの特徴を知ったうえで、こちらの見直しも検討しましょう。

働きやすい職場づくりで活性化を

社員が仕事に生きがいを感じて、仕事に積極的に取り組むためには、働きやすい職場づくりが大きな鍵を握ります。そのためにも、組織活性化は見逃せない重要な課題です。また、受け身ではなく、社員1人ひとりが企業の一員であり、それぞれ大切な役割を担っているとの意識付けができる機会が求められます。
社内報担当者のみなさんは、社内活性化のツールとして社内報の活用を検討してはいかがでしょうか。

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