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2016.10.11

担当者の引継ぎで見落としがちな3つのポイント

担当者の引継ぎで見落としがちな3つのポイント

こんにちは。
人事異動も意外と多いこの時期、新しく社内報担当になった方や、新メンバーを迎えた社内報担当部署の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
その時に重要になってくるのは引継ぎです。取材方法や原稿の書き方などノウハウの部分に目を向けがちですが、実はそれ以外に忘れてしまいがちな引き継ぎポイントがあります。その部分を飛ばしてしまうと、後々悩んだり困ったりと苦労の元になりがちです。
そこで今回は社内報担当者が見落としがちな引き継ぎポイントを紹介します。

1. 社内報が達成すべきゴールを引き継ぐ

「自社は何のために社内報を発行しているのか?」という社内報が作られている目的や役割を引き継ぐことは非常に重要なことです。
これはどこの企業でも伝えられていると思いますが、本当の意味で引き継がれているかというと怪しい会社もあるのではないでしょうか。

社内報の目的は会社ごとに異なり、「会社の方向性を示すことが目的」、「社内のコミュニケーションを活性化する」「将来の管理職候補の若手に刺激を与える」などさまざまです。この部分はほとんどの担当者はすぐに答えられます。

しかし、その目的に対して「社内報の果たすべき役割は?」「いつまでにどのような状態になればその役割を果たせたと言えますか?」という具体的役割やゴールの姿は、一度聞いた程度では忘れられがちです。

時間の経過や担当者が何人も入れ替わるうちに、本来の役割やゴール設定が忘れられることで、「前年と同じ企画にしよう」「面白くないからもっと面白いテーマを考えないと」「上司の個人的な好みで企画が通るかどうか」などなど・・・企画で苦労する場面はよく目にします。

もちろん月日の経過により役割やゴール設定は変化していくため、過去と現在の情報、両方を引き継いでおくことが大切です。

2.人脈を引き継ぐ

・キーマンを引き継ぐ
社内報の企画や記事で何を取り上げるかは担当者や担当部署に一任されている場合が多いですが、押さえておくべき社内キーマンがいるはずです。公式か非公式かは会社によりますが、社長・役員・部長など経営に近い人です。

その理由は、社内報は社内の人向けの情報発信といっても、会社の公式情報を伝える媒体であり、インナーブランディングにもなる「経営ツール」です。編集長は社長や役員という会社もありますが、「制作には直接たずさわらないけど、毎回読むのを楽しみにしている」という社長や役員もいらっしゃるとよく耳にします。

企画を立てて進んでいたが、部署の方針が変わって企画自体が没になった。
今、注力したい点はそっちじゃなくてこの施策だ。
過去社長はこのような点に注目して読まれている。

などなど、前任担当者が把握しているキーマンと、そのキーマンの重要視しているポイントを、しっかり引き継いでいくことは社内報を作るうえで重要なことです。社内報自体や、特集記事にどのような印象を持たれているかを知っておくことも、社内報という「経営ツール」の成長に役立てることができます。

・情報提供してくれる人を引き継ぐ
社内報担当者にとって「情報収集」は非常に重要な仕事です。その「情報収集」を定期的に行っていくためには、幅広い人脈が必要になってきます。
社内報とはその名の通り「社内」の情報を伝える媒体の総称です。そのため、社内ではどのような仕事があって、今何が起こっているのか、を常に知っておく必要があります。

経営の情報や仕事内容だけでなく、今あの部署はどのような課題を抱えているか、働くスタッフはどんな感情を持って毎日過ごしているのか。数字や文字だけでは読み取れない情報を常に集めておくことも大切になります。

社内報の編集を一緒に行ってくれる編集委員や、編集には直接かかわらず部署との窓口業務や情報を収集してくれる通信員がいる場合はもちろん引き継ぎの場はあるでしょう。

しかし、それ以外の
・社内報制作に協力的な人や部署
・あの部署の情報を聞くならこの人が詳しい
・よく社内報に意見を寄せてくれる人

など、前担当者独自の人脈を引き継いで継続的に情報収集をしていくことが、読者に刺さる企画へとつながっていきます。

3.タブーを引き継ぐ

見落としがちな引き継ぎポイントの3つ目は、「絶対にやってはいけないことは何か」を引き継ぐことです。引継ぎではつい、上手くやるコツや効率的な方法などに目がいきがちですが、やってはいけない暗黙のルールや失敗した事例こそしっかり引き継いでおかないといけない項目です。

例えば、
「あの人に◯◯という話題はNG」
「掲載順はこの順番でないといけない」
「この部署に関わることは、あの人に話を通しておくべきだ」
「過去こんな失敗があり迷惑をかけてしまった経緯がある」

などなどです。

社内報担当をしていると誰しも「あぁ!やってしまった・・・」という失敗談が一つや二つあるはずです。私がよく担当者様から聞くのは「人の写真とキャプションの名前が一致していなかった」という間違えられた人にとっては非常に気持ちよくない失敗談です。集合写真などは特に注意が必要ですね。

暗黙のルールや失敗したからこそ必ず注意を払っている点などは、洗い出してみるとそれなりの数があるのではないでしょうか?前任担当者にとっては当たり前になっていることこそ見落としがちな引き継ぎポイントでもあります。

まとめ

ここまで社内報担当者が見落としがちな引継ぎ時ポイントをお伝えしてきました。 新たに引き継ぐ担当者は、取材のやり方や原稿の書き方、入稿の方法など実務的なことばかりを引き継ぎがちです。

しかし、本当に引き継ぐべきことは前任担当以外からも学べる実務のコツではなく、前任担当者だからこそ知っている社内報のゴール設定や人脈、タブーです。

実務的な社内報の作り方や専門用語、取材撮影のコツなどは無料ダウンロードできるお役立ち資料として『これだけは知っておきたい社内報づくりの4ステップ~専門用語も詳しく解説~』としてまとめていますので、ぜひ実務面で活用していただきたいと思います。

これだけは知っておきたい社内報づくりの4ステップ

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